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Outlook - Messagerie et agenda
Communiquer et gérer son temps avec Outlook
L'avis de l'expert
Pouvoir échanger rapidement et simplement des informations et des données avec ses clients, ses prestataires, ses collègues ou ses collaborateurs contribue à votre efficacité. Si Outlook est un outil de communication incontournable pour gérer vos messages électroniques, il vous apporte également d'autres services : gestion de votre planning, de vos rendez-vous, de vos contacts... Cette formation vous permettra d'explorer toutes les possibilités, souvent inexploitées, offertes par ce logiciel tant sur le champ de la communication que sur celui de l'organisation de votre activité.
Durée de la formation
1 jour
Pré-requis
Des connaissances de base en informatique sont nécessaires pour suivre cette formation (environnement Windows, gestion des fichiers).
Public
Toute personne qui souhaite apprendre à utiliser les différentes fonctions d'Outlook pour gagner en efficacité.
Itinéraire pédagogique
1. Communiquer grâce à sa messagerie
- Utiliser la barre des tâches
- Envoyer un message et demander un accusé de réception
- Utiliser une adresse de la liste d'adresses globale ou du carnet d'adresses personnel
- Aperçu et ouverture des pièces jointes
- Répondre ou transférer un message reçu à un autre destinataire
- Personnaliser la mise en forme d'un message avec les papiers à lettres
2. Organiser sa boite de réception de messages
- Créer une catégorie pour permettre des recherches
- Trier et organiser ses messages
- Créer des dossiers de rangement
- Utiliser des dossiers publics pour partager les messages
- Créer et utiliser des dossiers personnels (en local)
- Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
- Prévenir ses correspondants de son absence
- Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
- Accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur
3. Organiser la liste de ses contacts
- Ajouter un contact
- Créer une liste de distribution pour envoyer un message à plusieurs personnes
4. Utiliser le calendrier pour gérer son planning ou ses rendez-vous
- Nouvel affichage hebdomadaire dans le calendrier
- Prendre des rendez-vous
- Les niveaux de détails d'affichage des rendez-vous
- L'intégration des tâches dans le calendrier
- La superposition de calendriers partagés
- Naviguer d'un rendez vous à un autre
- Inviter des participants à des réunions
- Consulter les disponibilités des participants invités à une réunion
- Répondre à une demande de réunion
5. Faciliter la gestion de vos tâches à réaliser
- Créer des tâches à réaliser
- Organiser des tâches à l'aide de catégories
- Assigner une tâche à une personne
6. Utiliser des notes
- Créer une note
- Modifier les paramètres des notes (couleur, police)
7. Envoyer un message à partir d'une autre application
- Envoyer un message à partir d'Excel ou de Word
Comment se déroule le stage
A travers divers exercices, les participants apprendront à utiliser Outlook pour : envoyer des messages à un ou plusieurs destinataires, insérer des pièces jointes, automatiser l'archivage des mails dans des dossiers, utiliser un carnet d'adresse, créer de nouveaux contacts... Ils seront également amenés à planifier une réunion et à y convier plusieurs participants.
Ateliers tutorés post-formation
Après une première phase de mise en pratique des acquis au sein de leur entreprise, les stagiaires ont la possibilité de participer à une demi-journée d'ateliers tutorés facultative qui leur permettra de consolider les connaissances acquises en formation.